供应商档案是管理供应商的基础,为企业选择合作对象提供了准确的信息。而对档案进行分类，就能更好地提高业务效率，降低管理成本。所以对于企业来说，要更好地将整个信息集成，就需要了解这方面的相关知识。
档案的分类
一般来说，最常见的分类是将档案分为两大类：潜在供应商档案和正式供应商档案。潜在供应商是指有能力提供符合采购人要求的货物、工程和服务的组织和人。也就是说，只要能满足采购人要求的就都是潜在供应厂家。潜在供应商通过采购人公开发布的采购需求信息，前来参与项目招标，成功通过之后就会成为正式供应合作对象。
这种分类按对企业的作用清晰明了的划分成了两部分，对正式供应商的档案，可以用作合作时的信息记录和保存;对潜在供应商的档案，则主要用来审核评估，以此选出可以合作的正式商家。
档案的内容有哪些
对供应商进行档案的等级分类，可以更好的评估风险。根据相关法规要求，企业也必须建立档案，更全面快捷地保证质量，追踪变化，比较优劣。档案的内容应该包括：
1、记录商家基本营业执照、税务登记证等资料
2、记录每年采购物品的价格、物料编码、名称
3、合同、协议等条款
4、对质量问题的处理方案，如供方质量保证协议
5、企业对每年的供应商评估或评分
6、商家的必备认证，如质量体系、环保等
7、供应商的代码、名称、地址、银行帐号、联系方式
如何进行档案的规范管理
1、由采购部负责收集上面提到的供应商档案的内容，即营业执照、生产许可证、卫生许可证等。
2、对供应商进行分类和编号,分类的方法可以使用我们上面讲到的分潜在和正式两种，也可以根据企业的实际需要，分成重点合作和一般合作对象等，还可以根据按商品特征来划分。编码一般常用的是四位数,前一位区别商品，后三位区别厂商，合理的编码和分类方便之后查找。
3、将档案分门别类归档放置，对资料都需要作好各自的文件归档管理。对信息的变更要及时做好更新，相关人员还要做好相关资料的机密性，不能随意透露相关信息。
合格的供应商档案模板示例